Facturation pour Agence de Com, Digitale, conseil & Événementiel : Comment gérer vos projets sans devenir la banque de vos clients ?
Diriger une agence de services au Maroc est un sport de combat financier.
Que vous soyez une Agence Événementielle qui doit avancer des sommes colossales pour un séminaire, une Agence Digitale qui gère des budgets média, ou une Société de Production Audiovisuelle qui jongle avec des freelances, vous partagez tous le même paradoxe :
Vous avez beaucoup de travail, de gros budgets, mais votre compte en banque est souvent dans le rouge.
Pourquoi ? Parce que la gestion administrative et la facturation dans les métiers créatifs sont souvent déconnectées de la réalité du terrain.
Chaque métier a sa “douleur” spécifique qui grignote la marge.
Voici comment identifier et soigner ces hémorragies financières selon votre activité.
1. Agence Événementielle : Le piège du “Cash-Gap” (Décalage de Trésorerie)
Vous organisez un lancement de produit. Budget : 500.000 DH.
Le problème ? L’hôtel, le traiteur et le loueur de son exigent 100% d’acompte avant l’événement.
Votre client (souvent une grande entreprise), lui, vous paiera à 60 jours fin de mois.
Vous vous retrouvez à faire la banque pour votre client sur des montants énormes.
La Solution :
Ne gérez plus vos devis comme de simples “papiers”.
Sur ETmanager, transformez votre devis événementiel en “Plan de Facturation Échelonné” :
- Facture d’Acompte 1 (50%) : Exigible à la signature (pour sécuriser les lieux).
- Facture d’Acompte 2 (40%) : Exigible à J-7 de l’événement (pour payer les prestataires).
- Facture de Solde (10%) : Après l’événement.Liez chaque dépense (Facture Traiteur) au Dossier Projet pour suivre votre “Reste à dépenser” en temps réel.
2. Agence Digitale & Com : Le cancer du “Scope Creep” (Dérive)
Vous avez vendu un site web ou un pack Community Management à forfait (ex: 10.000 DH/mois).
Mais le client est exigeant : “Changez le logo”, “Refaites la bannière”, “Ajoutez une page”.
Vos graphistes passent 3 jours de plus que prévu.
Résultat : Vous ne pouvez pas facturer plus (c’est un forfait), donc votre taux horaire réel s’effondre. Vous travaillez à perte sans le savoir.
La Solution Facturation :
Il faut arrêter le “Forfait illimité”.
Utilisez le suivi des temps (Time Tracking) dans votre outil de gestion.
Dès que le temps passé dépasse le budget vendu (ex: 20 heures), ETmanager alerte le chef de projet :
“Attention, budget temps consommé à 110%. Stop prod.”
Cela vous donne l’argument factuel pour envoyer un “Devis Supplémentaire” au client pour les modifications hors périmètre.
3. Agence de Production Audiovisuelle : La jungle des Frais Variables
Un tournage est un chaos logistique.
Il y a le devis initial… et la réalité.
Un technicien freelance qui facture des heures sup’, une location de caméra imprévue, des repas pour 30 personnes au lieu de 20.
Ces petits frais (Régie, Notes de frais, Honoraires) arrivent au compte-gouttes, souvent après la facturation du client.
Vous découvrez 2 mois plus tard que le tournage n’était pas rentable.
La Solution Rentabilité :
Centralisez tout dans un “Dossier de Production”.
Vos chargés de prod doivent saisir les dépenses (même estimées) avant la fin du tournage sur l’application mobile ETmanager.
Avant d’envoyer la facture finale au client, le système compare :
- Budget Vendu (Devis)
- Coûts Engagés (Réels + Engagés)Vous voyez votre marge brute avant de clôturer le dossier. C’est le seul moyen de refacturer les dépassements (Overtime) légitimes.
4. Cabinet de Conseil & Formation : Le temps non-facturé
Votre stock, c’est votre temps.
Un consultant senior coûte cher (salaire élevé). S’il passe 2 jours sur une proposition commerciale (non facturée) ou 1 jour à voyager pour un client sans refacturer les frais, c’est une perte sèche.
La Solution Administrative :
La refacturation des Frais de Déplacement et Débours.
Ne laissez pas vos consultants “offrir” les frais de vie (Hôtel, TGV, Repas).
Automatisez la note de frais : le consultant prend une photo du ticket, l’associe au “Projet Client”, et ETmanager l’ajoute automatiquement en dépense d’honoraires.
Le Problème Commun : La Visibilité
Que vous soyez dans l’Event, la Prod ou le Digital, votre ennemi est l’aveuglement.
Si vous utilisez Excel pour vos factures et un autre Excel pour vos dépenses, vous ne saurez jamais si vous gagnez de l’argent Projet par Projet.
ETmanager réconcilie ces deux mondes.
C’est un ERP conçu pour les métiers de services qui comprend que :
- Un Devis doit devenir un Projet.
- Un Projet a des Dépenses (Achats/Temps).
- La Facture est la conséquence de tout cela.
🚀 Professionnalisez votre gestion d’agence
Arrêtez de piloter votre agence créative avec des outils d’épicier. Passez à une gestion par “Affaire” et sécurisez vos marges.